7 kroków do idealnej konferencji

7 kroków do idealnej konferencji

Jak zorganizować konferencję?

Organizacja idealnej konferencji to duże wyzwanie. Przygotowanie udanego spotkania wymaga często zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. W zależności od skali wydarzenia i jego charakteru czas, który musimy przeznaczyć na przygotowania może obejmować od kilku dni do kilku miesięcy. Niestety czasem zdarza się, że mimo ogromnego wysiłku organizatorów, spotkanie wcale nie okazuje się sukcesem. Jak uniknąć wpadek i o czym pamiętać, aby konferencja była owocna i została zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe wydarzenie?

1. Przemyśl koncepcję, określ profil i liczbę uczestników
Organizację każdego spotkania, niezależnie od jego skali i złożoności, należy rozpocząć od przemyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na podstawowe pytania dotyczące planowanego spotkania (co? w jakim celu? dla kogo? gdzie? kiedy? i jak chcesz zorganizować).

2. Opracuj scenariusz, harmonogram i kosztorys
Kolejny etap to przygotowanie scenariusza. W przypadku rutynowych wydarzeń może on zawierać tylko ogólne ramy czasowe. Gdy wydarzenie jest bardziej złożone warto uwzględnić w nim jak najwięcej szczegółów, co pozwala zawczasu przewidzieć ewentualne trudności. Opracowanie scenariusza pomoże ci we współpracy z podwykonawcami. To także dobry punkt wyjścia do zebrania informacji na temat kosztów.

3. Wybierz odpowiednią lokalizację
Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Kluczowym elementem jest wygląd i standard miejsca, do którego zaprosisz swoich gości, gdyż świadczy on o twoim guście i określa prestiż wydarzenia.

4. Wybierz podwykonawców
Zorganizowanie konferencji – to nie lada wyzwanie logistyczne. Aby ułatwić sobie pracę, warto zapytać o usługi dodatkowe oferowane przez obiekt, na który się zdecydowaliśmy. Może to być na przykład zapewnienie cateringu, wynajęcie i przeszkolenie hostess lub wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. Należy pamiętać, że w przypadku współpracy z większą liczbą poddostawców, kluczem do sukcesu jest wybór odpowiednich, profesjonalnych ludzi, na których możesz liczyć w każdej sytuacji.

5. Zwracaj uwagę na szczegóły
W przypadku organizacji skomplikowanych wydarzeń, śmiało można powiedzieć, że „diabeł tkwi w szczegółach”, dlatego tak duże znaczenie ma opracowanie scenariusza zawierającego wszystkie informacje dotyczące zaangażowania poszczególnych poddostawców. Należy również przekazać wszystkim ekipom taki scenariusz, aby każdy był zorientowany w jego przebiegu.

Zobacz także: Jakie korzyści daje perfekcyjna organizacja eventów?

6. Zachowaj spokój w dniu wydarzenia
W czasie wydarzenia na bieżąco kontroluj jego przebieg. Śmiało zwracaj uwagę poddostawcom, gdy zauważysz jakiekolwiek niedociągnięcia. W razie wystąpienia niespodziewanych sytuacji, proś o pomoc swojego opiekuna ze strony obiektu konferencyjnego. Po wydarzeniu przeanalizuj na spokojnie sytuację, znajdź jej przyczynę i zapamiętaj, aby uniknąć tych samych błędów w przyszłości.

7. Zadbaj o informację zwrotną
Aby stale polepszać jakość organizowanych przez siebie wydarzeń powinieneś mieć świadomość, jak odbierają je ich uczestnicy. Warto więc pamiętać o tzw. „follow-up, ważne, aby informacja zwrotna dotyczyła kluczowych elementów spotkania. Im więcej informacji uda ci się zebrać, tym bardziej będziesz w stanie trafiać w zapotrzebowanie i gusta gości, a co za tym idzie twoje konferencje będą cieszyć się dobrą opinią i dużym powodzeniem wśród uczestników.

Jak zorganizować konferencję na wysokim poziomie? Służymy pomocą!

Oferujemy naszym Klientom kompleksową organizację kongresów, konferencji czy spotkań biznesowych. Od doboru miejsca, przez organizację recepcji, kompletnego wyposażenia konferencyjnego, systemu zarządzania konferencją, multimediów, nagłośnienia oraz oświetlenia, po wsparcie w zakresie zbudowania spójnej i atrakcyjnej agendy spotkania.