Jak zorganizować dobry event biznesowy?

Jak zorganizować dobry event biznesowy?

Event biznesowy to jak dobry PR dla Twojej firmy. Jest to wydarzenie, którego zadaniem jest zazwyczaj poprawa komunikacji wewnątrz firmy lub z jej partnerami zewnętrznymi. Taki event to też świetna wizytówka. Jednak wiele osób waha się czy warto lub po prostu nie wiedzą jak zorganizować dobry event biznesowy. Podpowiadamy jak to zrobić.

Jeszcze przed podjęciem kroków ku realizacji eventu biznesowego, należy przemyśleć jego charakter, strukturę i efekt, który powinien uzyskać. Do eventów biznesowych można zaliczyć m.in. szkolenia, networkingi, jubileusze, gale, konferencje, bale karnawałowe oraz spotkania wigilijne. To bardzo dobra okazja do zyskania cennych dla każdego przedsiębiorcy rzeczy np. pozyskanie kontaktów, wypromowanie swoich usług lub poznanie swojej konkurencji. A więc zatem – eventy biznesowe nie tylko warto organizować, ale również dobrze jest na nich się pojawiać.

Przecytaj także: FIRMOWA IMPREZA KARNAWAŁOWA 2020 – dlaczego warto pomyśleć o niej już teraz?

Organizacja eventu biznesowego nie należy do stałych imprez firmowych, ale decydując się na tego typu promocję – należy do niej podejść profesjonalnie.

Ustal budżet

Bardzo ważne jest określić swoje potrzeby oraz budżet jakim dysponujesz, żeby wiedzieć na co Cię stać. Budżet pomoże sprecyzować jaki dokładnie event biznesowy chcecie zorganizować, jakie atrakcje oraz przede wszystkim plan działań. Gdy już to macie za sobą – czas wybrać termin eventu.

Wybierz termin

Termin eventu należy dostosować do osób, dla których jest organizowany event. Ważne też, aby data imprezy nie pokrywała się z okresem urlopowym lub z innymi ważnymi przedsięwzięciami. 

Jeżeli chcesz zorganizować event biznesowy połączony z karnawałem, to wiadomo, że najlepszy termin przypada w styczniu lub na początku lutego. Spotkanie wigilijne – w grudniu. Piknik najlepiej zorganizować w maju, czerwcu lub we wrześniu. Początek lub koniec roku akademickiego jest dobrym terminem dla zorganizowania szkolenia, konferencji lub networkingu. 

Wybierz miejsce na event biznesowy

Miejsce powinno być atrakcyjne pod względem lokalizacji oraz dojazdu. Dla eventu biznesowego warto wybrać miejsce z klasą, np. lokal z widokiem na góry lub elegancką restaurację z solidnym wnętrzem i historią, można też hotel połączony z restauracją o wysokim standardzie gdzieś z dala od miejskiego zgiełku. W zależności od wybrania formy eventu biznesowego ważne, aby wybrane miejsce posiadało też salę konferencyjną lub nowoczesny sprzęt audiowizualny, umożliwiający profesjonalne prowadzenie spotkań. W Polsce takich miejsc jest wiele: np. Poziom 511, Hotel Kotarz w Brennej lub Hotel Ossa pod Warszawą. Trzeba pamiętać, że miejsce wiele mówi o organizatorze oraz o jego stosunku do gości zaproszonych. 

Zobacz także: Gdzie najlepiej zorganizować konferencję w Polsce?

Zaproszenie na event biznesowy

Jeśli masz już wybrany termin, zarezerwowane miejsce na event biznesowy – czas wysyłać zaproszenia. Na takim zaproszeniu należy umieścić informacje dotyczące tego kto zaprasza na event biznesowy, kiedy i gdzie. Można coś dopisać od siebie lub napisać jakąś zagadkę firmową. Także w biznesowym świecie obowiązuje wiele zasad savoir-vivre’u. A zatem można na zaproszeniu umieścić zakodowaną wiadomość, jeśli na przyjęciu będzie np. obowiązywać dress code. 

Informacja o tym, jaki strój będzie obowiązywał, zazwyczaj jest umieszczona w lewym dolnym rogu zaproszenia (dotyczy głównie przyjęć wieczornych). Najczęściej jest to dopisek black tie lubstrój wieczorowy. Co oznacza, że panowie powinni przyjść w smokingach i białych koszulach, a panie w eleganckich sukienkach. Rzadziej spotyka się dopisek white tie, ultra-formal lub creative black tie. Może obowiązywać też dress code semi-formal, cocktail attire lub informal. Wszystko zależy od rodzaju imprezy.

Zaproszenie można dostarczyć pocztą, czy nawet mailem, wtedy można podlinkować stronę internetową eventu, na której można zawrzeć np. program wydarzenia, historię firmy, atrakcje, czy prelegentów.

Strona eventu (landing page) 

Landing page (tzw. strona internetowa eventu) warto stworzyć dla tego, żeby każdy kto dostanie zaproszenie na ten event mógł zaczerpnąć więcej informacji np. o programie wydarzenia, kto jest organizatorem oraz jaki jest cel tego przedsięwzięcia, także kontakt zwrotny do organizatora.

Catering

Jeżeli event biznesowy decydujesz się zorganizować na sali konferencyjnej lub np. w Centrum Kongresowym należy zadbać o catering. Warto wybrać taką firmę, która ma doświadczenie, dobre opinie, serwuje smaczne potrawy, które pięknie podane. Bo pamiętaj, nie samą pracą człowiek żyje, a taki poczęstunek na pewno sprawi dobre wrażenie na uczestnikach eventu.

I jak? Już wiesz jak zorganizować dobry event biznesowy?

Pamiętaj, droga do idealnego eventu czasem bywa trudna, pod górkę, a czasem idealna – dzięki współpracy z agencją eventową. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą eventową oraz do kontaktu! 🙂